Lincoln & York setzt als erstes Unternehmen der Branche einen Aptean AI Agent für die automatisierte Bearbeitung von Kaffeebestellungen ein

Britischer Premium-Kaffeeröster verkürzt die Bearbeitungszeit von Bestellungen mit einem individuell entwickelten KI-Agenten 

Vereinigtes Königreich, Oktober 2026: Lincoln & York, einer der führenden britischen Premium-Kaffeeröster, hat einen individuell entwickelten Aptean AI Agent in Betrieb genommen, der eingehende E-Mails mit Kundenaufträgen liest, interpretiert und bearbeitet. Damit ist Lincoln & York das erste Lebensmittel- und Getränkeunternehmen im Vereinigten Königreich, das einen Aptean AI Agent vollständig im Produktivbetrieb einsetzt. 

Seit mehr als 30 Jahren röstet Lincoln & York ausschließlich für andere, für über 250 Kunden von unabhängigen Cafés über nationale Ketten bis zu Eigenmarkensortimenten von Supermärkten. Das Geschäftsmodell verlangt Konsistenz und Genauigkeit, denn es gilt, die richtigen Produkte, Preise und Mengen samt Lieferterminen und Lieferorten zu verwalten. Dieses individuell entwickelte Tool von Aptean ist speziell auf die Anforderungen der Kunden von Lincoln & York ausgelegt, die selten zweimal auf die gleiche Weise bestellen. 

Paul Freear, Finanzdirektor bei Lincoln & York, schilderte die geschäftliche Herausforderung: „Unser Team musste Zeit dafür aufwenden, informelle E-Mails von Kunden in einen vollständig bearbeiteten Auftrag umzuwandeln. Dieser ohnehin langwierige, manuelle Prozess dauerte noch länger, wenn die Hauptansprechperson abwesend war. Das neue KI-Tool hat unserem Team eine repetitive, zeitkritische Aufgabe abgenommen. So haben wir Freiraum für höherwertige Aufgaben und die Kapazität, unsere Bestellvolumen effizient zu steigern. Ein generisches KI-Tool hätte nicht leisten können, worum wir dieses gebeten haben, denn das Bestellverhalten unserer Kunden ist komplex, saisonal und wechselhaft.“ 

Das Projekt begann auf der Aptean-Veranstaltung Customer Connect, wo Lincoln & York sah, wie Aptean KI-Agenten rund um konkrete geschäftliche Anforderungen entwickelte. Es folgte eine Blueprint-Session, in der sich die Bearbeitung von Kundenaufträgen schnell als klarster Ansatzpunkt für eine Automatisierung herausstellte. 

Der Aptean AI Agent, den das Team „Harry“ getauft hat, läuft seit zwei Monaten von 7:00 bis 16:00 Uhr und ist damit auf die Bestellzeiten der Kunden abgestimmt. Der Agent: 

• Liest und interpretiert Bestellungen: Er erkennt den Kunden, die Produkte, Liefertermine, Preise, Mindestbestellmengen und Lieferzeiten, auch wenn Anfragen informell oder mehrdeutig formuliert sind 

• Legt den Auftrag automatisch an: Er überträgt diese Informationen direkt in die bestehende Aptean-Planungssoftware von Lincoln & York und erweitert so ein System, auf das sich das Team bereits täglich verlässt 

• Meldet, was er nicht klären kann: Nach jedem Durchlauf sendet er eine Zusammenfassung der bearbeiteten Aufträge, der getroffenen Annahmen und aller Punkte, die eine menschliche Prüfung erfordern 

Eine zweite Phase, die sich derzeit in Entwicklung befindet, wird es dem Agenten ermöglichen, Auftragsänderungen und -stornierungen zu übernehmen, verarbeitete Aufträge gegenüber den Kunden zu bestätigen und die übrigen E-Mails im gemeinsamen Postfach von Lincoln & York an die richtige Abteilung weiterzuleiten. 

Paul Freear ergänzte: „Das Vertrauen ist schrittweise gewachsen, ganz ähnlich wie bei neuen Mitarbeitenden. Anfangs haben wir das System eng begleitet und es dann nach und nach losgelassen. Das Team hat ihm sogar den Namen Harry gegeben, und inzwischen gehört Harry ganz selbstverständlich dazu, wenn das Team über seine Arbeit spricht. 

„Das Aptean-Team hatte alles im Griff, hat Fehler schnell behoben und uns kein einziges Mal das Gefühl gegeben, dass es ein Problem ist, wenn wir etwas ergänzen wollten. Diese Nähe war der entscheidende Unterschied zwischen einem Agenten, der nur die Anforderungen abhakt, und einem, der wirklich für uns arbeitet.“ 

Auf die Frage, was er anderen Lebensmittel- und Getränkeunternehmen rät, die über KI nachdenken, empfiehlt Paul, es einfach zu halten. „Beginnen Sie mit einer Aufgabe, die bereits gut verstanden ist und Ihr Team spürbar Zeit kostet. Legen Sie genau fest, was die KI tun soll, bevor Sie sie überhaupt etwas tun lassen. Versuchen Sie nicht, Ihr Unternehmen mit KI neu zu erfinden, sondern nutzen Sie sie, um die Arbeit, die Sie ohnehin erledigen, schneller, genauer und konsistenter zu machen.“ 

Lincoln & York arbeitet mit den größten Namen der britischen Kaffeehausketten, mit unabhängigen Cafés sowie mit Handel und Gastronomie im weiteren Sinne zusammen und gehört seit über 30 Jahren zu den Vorreitern der britischen Kaffeekultur. Das 1994 gegründete Unternehmen ist exponentiell gewachsen und zählt heute zu den größten unabhängigen Kaffeeröstern im Vereinigten Königreich. Dabei hält es an seinem Anspruch an Qualität, Konsistenz und Leidenschaft fest. 

Über Lincoln & York Lincoln & York ist eine reine Eigenmarken-Kaffeerösterei mit Sitz im Norden von Lincolnshire, Großbritannien. Das familiengeführte Unternehmen ist seit mehr als 30 Jahren am Markt und röstet und verpackt Kaffee für rund 250 Kunden – von landesweiten Filialketten und Handelsmarken des Einzelhandels bis hin zu unabhängigen Coffeeshops. Das Unternehmen beschäftigt ein eigenes Team zertifizierter Kaffee-Grader und setzt auf gleichbleibende Qualität und Integrität statt auf den Preis. lincolnandyork.com

Über Aptean Aptean ist ein KI-Unternehmen für die Industrie. Für mittelständische und große Hersteller, Distributoren und Großhändler, die mit steigenden Kosten, schrumpfenden Margen und operativer Komplexität konfrontiert sind, integriert Aptean KI direkt in die Workflows, Entscheidungen und Daten, auf denen Ihr Unternehmen bereits basiert – damit Intelligenz kein Add-on ist, sondern die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird. Das Ergebnis: schnellere Entscheidungen, niedrigere Kosten und messbare Margenverbesserungen, realisiert durch eine kontinuierliche Partnerschaft statt einer einmaligen Implementierung. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Alpharetta, Georgia (USA), und Niederlassungen in Nordamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum. Mehr erfahren Sie unter aptean.com