Retos de la gestión de almacenes: cómo gestionar la temporada alta como un profesional

La temporada alta se acerca y, si es importador o distribuidor de bienes de consumo y se está preparando, sabe que hay mucho en juego y que el entorno es caótico. Los plazos apremian; tiene que seguir adelante, porque en temporada alta es cuando obtiene gran parte de sus beneficios.

Gestionar un almacén siempre es exigente. Pero, durante la temporada alta, trabajará horas interminables en el almacén, a veces con personal trabajando las 24 horas del día. Sin embargo, si su equipo de almacén puede preparar y embalar los pedidos de forma eficiente, la temporada de mayor actividad debería transcurrir sin problemas.

¿Sabía que, en lo que respecta al inventario entrante, el error humano es el principal problema en el 46 % de los almacenes? Sin las herramientas adecuadas, podría ahogarse en un mar de papeleo, exceso de inventario y, por supuesto, errores humanos.

El ciclo de preparación y entrega de pedidos se acorta cada vez más debido al «efecto Amazon», que ha convertido las entregas exprés en la norma, incluso para los distribuidores B2B. Y durante su temporada alta, sus clientes quieren recibir sus pedidos a tiempo, al coste previsto y sin incidencias. A sus clientes no les preocupan demasiado los problemas de la cadena de suministro global: siguen esperando sus pedidos, así que le corresponde a usted gestionar los largos plazos de entrega y planificar el inventario en consecuencia.

Para los distribuidores, los mayores retos de la gestión de almacenes en temporada alta son la planificación de la demanda de inventario y la optimización de las operaciones de almacén. Superar estos retos marca la diferencia entre una temporada alta exitosa y rentable y una problemática. Entonces, ¿cuál es el secreto?

En realidad, es sencillo: solo necesita las herramientas adecuadas. Siga leyendo para descubrir cómo afrontar los retos de la gestión de almacenes en temporada alta como un profesional.

El reto: gestión y planificación del inventario

Uno de los retos más importantes de la gestión de inventario es la planificación precisa de la demanda. Planificar la demanda es un ejercicio de equilibrio. Necesita tener los productos adecuados en el momento adecuado para satisfacer una demanda que se dispara en temporada alta.

En la actualidad, los largos plazos de importación dificultan aún más este proceso, aunque sea simplemente parte del negocio para importadores y distribuidores. Si quiere adelantarse a la temporada alta, no puede basarse en estimaciones a partir de procesos manuales, hojas de cálculo engorrosas y complementos de terceros.

El 34 % de las empresas envían con retraso porque venden productos que no tienen en stock. Que no le pase a usted: aproveche las herramientas automatizadas de un ERP de distribución específico para su sector para lograr una planificación de la demanda más precisa, incluida la planificación de recursos de distribución (DRP), que integra datos de punto de venta (POS), previsiones de clientes, tendencias históricas de ventas, estacionalidad y plazos de entrega de los proveedores para ayudarle a optimizar sus decisiones de compra.

Aptean Distribution ERP incluye además herramientas de planificación por periodos que mejoran la precisión de las previsiones, algo esencial para cumplir los requisitos OTIF (on-time, in-full) de los minoristas. Con estos datos, los plazos de entrega exactos de cada producto son más precisos. Puede determinar con exactitud cuándo debe situarse el punto de pedido y cuánto debe pedir de cada producto. Así podrá elaborar previsiones precisas y planificar su inventario con éxito.

Esta información es muy valiosa a la hora de planificar sus periodos de máxima actividad. No puede permitirse errores en las previsiones y la distribución, porque podría no tener disponible el surtido de productos adecuado en el momento oportuno para enviarlo a sus minoristas. Esto pone en riesgo sus beneficios y también amenaza su reputación y sus relaciones a largo plazo con los minoristas.

Nuestro ERP para importadores y distribuidores de bienes de consumo ofrece un entorno basado en reglas que identifica automáticamente cualquier problema y le avisa cuando se producen excepciones a los criterios que usted define. Ofrece la máxima eficiencia y control para comprar a varios proveedores y, al mismo tiempo, gestionar el inventario en varios almacenes.

Minimizará los costes de mantenimiento de inventario y reducirá las roturas de stock. La visibilidad completa en cada fase de la cadena de suministro le ayuda a responder con rapidez a los cambios del mercado y a mantener satisfechos a los minoristas y la rentabilidad alta.

El reto: optimizar los procesos de almacén

Cuando se esté preparando para la temporada alta, conviene que piense primero en cómo aprovechar al máximo el espacio de su almacén. ¿Está su almacén distribuido de la forma más eficiente para el almacenamiento? ¿Puede su personal moverse por el edificio sin dificultad? ¿Es fácil entrar y salir del edificio? Aunque su configuración sea adecuada, es un buen momento para revisarla y abordar posibles problemas operativos.

Lo ideal es una distribución en la que los artículos más solicitados estén lo más cerca posible de las zonas de expedición y recepción. Haga un plano e incluya la dirección del flujo de trabajo. Si tiene una gran variedad de productos, puede organizarlos según el método de clústeres, que los agrupa por tipo.

Aproveche bien el espacio vertical, ya que apilar productos maximiza un espacio limitado. Si piensa utilizar una carretilla elevadora, sus pasillos deben tener al menos 3,7 metros de ancho. Reserve espacio suficiente cerca de los muelles de carga para evitar cuellos de botella. Si dispone de espacio, separe la zona de preparación de pedidos de la zona de almacenamiento, ya que así su equipo dedicará menos tiempo a buscar artículos.

Estas son algunas formas en que un ERP de distribución con funcionalidades WMS integradas puede ayudarle a mejorar las operaciones de su almacén.

• Reposición rápida del almacén. Aptean Distribution ERP le permite configurar alertas que activan las tareas de reposición del día. Puede organizarlo de modo que su equipo cargue palés en los momentos de menor actividad, para no tener que reponer palés a toda prisa en las horas punta. El sistema detecta automáticamente cuándo queda poco stock y le avisa cuando es el momento de trasladar otro palé a la ubicación principal de picking.

• Procesos de preparación y embalaje más rápidos. Gracias a la visibilidad en tiempo real, su equipo siempre sabrá dónde está cada artículo, y el inventario se actualizará automáticamente a medida que se retiren artículos. Después, su equipo de embalaje puede imprimir fácilmente las etiquetas necesarias para cumplir los requisitos y colocarlas en el embalaje correcto.

• Mejores procesos de recepción. En el muelle de recepción, su equipo debe comprobar que recibe lo que ha pedido. Con un WMS, puede escanear los artículos, cotejarlos con el pedido e imprimir al instante las etiquetas necesarias.

• Gestión eficiente de devoluciones. Las devoluciones son un efecto secundario inevitable de un negocio de distribución y, en temporada alta, llegan con rapidez. En lugar de dejar que el proceso de devoluciones le frene, utilice las herramientas de su WMS para gestionarlo. Los artículos devueltos pueden clasificarse rápidamente como reutilizables o dañados, y los reutilizables pueden reubicarse para prepararlos más adelante. Su equipo registra los daños en el ERP para que el equipo de servicio pueda emitir abonos o enviar un repuesto.

Puede llevar su productividad al siguiente nivel con un ERP de distribución con WMS integrado. Estas dos potentes herramientas de software reunidas en una sola solución le proporcionarán procesos optimizados en toda la empresa, mayor eficiencia en el almacén y visibilidad completa de todo el proceso de preparación de pedidos y devoluciones.

La solución ya está aquí

Los distribuidores de bienes de consumo se enfrentan a retos únicos. Ocupan el nicho entre la fabricación y el comercio minorista, por lo que notan el impacto de los cambios en ambos sectores. Los distribuidores de todo el mundo lidian con el aumento de los costes de transporte, plazos de entrega larguísimos y escasez de mano de obra.

Por eso, es imprescindible que las empresas de distribución adopten herramientas de gestión de almacenes y de inventario como las de Aptean Distribution ERP. La gestión de inventario se ha vuelto más compleja y llena de matices a medida que la cadena de suministro se ha globalizado. Y en temporada alta, cuando hay mucho en juego y los plazos son ajustados, debe contar con las herramientas y los procesos adecuados para no verse desbordado por los inevitables retrasos y faltas de existencias estacionales.

Aptean Distribution ERP ha sido diseñado por expertos del sector para conectar a sus equipos, hacer más eficiente su cadena de suministro y, en definitiva, aumentar sus beneficios, tanto en temporada alta como durante el resto del año. Descubra cómo, ahora.