Die richtige Traceability-Software auswählen: Die wichtigsten Funktionen

In den Vereinigten Staaten kommt es jedes Jahr zu rund 800 lebensmittelbedingten Krankheitsausbrüchen, die 15.000 Erkrankungen, 800 Krankenhausaufenthalte und 20 Todesfälle zur Folge haben. Diese Zahlen sind ein deutlicher Hinweis darauf, dass schon ein einziger Fehler in der Lebensmittelsicherheit schwerwiegende Folgen haben kann.  

Deshalb dürfen Ihre Rückverfolgbarkeitsprozesse nicht auf Tabellenkalkulationen, Klebezetteln oder dem Gedächtnis einzelner Mitarbeiter basieren. Manuelle Methoden bremsen nicht nur Ihre Abläufe, sie lassen auch Raum für kostspielige Fehler – sei es durch fehlende Chargennummern, falsch etikettierte Produkte oder verzögerte Reaktionen, wenn Geschwindigkeit entscheidend ist. Ganz zu schweigen von Papierchaos, uneinheitlicher Dokumentation und der Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen verlieren, anstatt sich auf die Produktion zu konzentrieren.  

Im Gegensatz dazu sorgt spezialisierte Traceability-Software für Struktur, Standardisierung und Sicherheit, sodass Sie optimal aufgestellt sind. Die Einführung eines branchenspezifischen Food-ERP ist eine der wirksamsten Möglichkeiten, Ihre Traceability-Herausforderungen direkt anzugehen – mit allen Funktionen und Werkzeugen, die Ihr Team benötigt, um Zutaten, Teilchargen, Verpackung, Etikettierung, Versand und mehr zu verfolgen. Dadurch entfallen Ineffizienzen manueller Nachverfolgung über die gesamte Lieferkette hinweg, und das Risiko menschlicher Fehler wird minimiert. Das Ergebnis ist eine höhere Genauigkeit – entscheidend, wenn es um Transparenz für Verbraucher und den Schutz der öffentlichen Gesundheit geht.  

In diesem Blog erfahren Sie, welche speziellen Funktionen in führender Food-Traceability-Software enthalten sind, wie sie funktionieren und warum sie für Lebensmittelsicherheit, Qualitätskontrolle und Verlässlichkeit unerlässlich sind. Denn je besser Ihr System, desto weniger unangenehme Überraschungen müssen Sie und Ihre Kunden bewältigen.

1. Chargenverwaltung 

Vollständige Rückverfolgbarkeit erfordert durchgehende Transparenz entlang der Lieferkette, und in der Lebensmittel- und Getränkebranche bedeutet das Chargenverfolgung bis hin zu Teilchargen und Einzelartikeln. Die Chargenverwaltungsfunktionen von Food-ERP-Systemen ermöglichen es Ihnen, Waren und deren zugehörige Traceability-Daten vom Rohstoff bis zum Endprodukt nachzuverfolgen. Das bedeutet, dass Sie genau wissen, woher jede Zutat stammt, wann sie verarbeitet wurde und wohin sie gelangt ist. Dieses Maß an Rückverfolgbarkeit ist unerlässlich für Lebensmittelsicherheit, effiziente Rückrufaktionen und präzise Prüfprotokolle.  

Wenn es um Haltbarkeit und Verfallsdaten geht, brauchen Sie zudem ein System, das mithalten kann. Mit automatischen Benachrichtigungen und klarer Übersicht über Chargendetails können Sie sofort handeln, wenn etwas nicht stimmt, anstatt zu reagieren, wenn es zu spät ist. Die richtige Lösung bietet außerdem Funktionen zur Verwaltung von Teilchargen – etwa Erntepartien, Teilumverpackungen oder mehrstufige Verarbeitungsschritte. Diese zusätzliche Granularität gibt Ihrem Team mehr Kontrolle über Lagerbestände und Qualität, insbesondere wenn Chargen geteilt, gemischt oder neu verarbeitet werden. Papierbasierte Traceability-Aufzeichnungen und Doppelerfassungen gehören damit der Vergangenheit an. Das Ergebnis? Stärkere Lebensmittelsicherheit, sichere Compliance und effizientere Arbeitsabläufe für Ihr Team in der Produktion.

2. Erweiterte Attribute 

Die erweiterten Attributfunktionen eines leistungsstarken Food-ERP gehen weit über statische Datenfelder hinaus. Sie ermöglichen es, benutzerdefinierte Produkteigenschaften wie Herkunftsland, Allergeninformationen oder ideale Lagerbedingungen zu hinterlegen, sodass Ihr Traceability-System die Komplexität der Realität abbildet. Das bedeutet weniger Dokumentationslücken, weniger Fehler und eine höhere Konsistenz bei der Datenerfassung und -weitergabe durch Ihre Mitarbeiter. Gleichzeitig erleichtert diese Transparenz zentrale Aufgaben wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, das Allergenmanagement und die Vermeidung von Kontaminationen. Anders gesagt: Ihr Team erhält die Klarheit und den Kontext, die es braucht, um im Ernstfall sofort reagieren zu können.  

Mit diesen Funktionen können Sie Produkte oder Chargen nach bestimmten Merkmalen gruppieren, ihre Bewegung entlang der Lieferkette verfolgen und Informationen gezielt segmentieren. Müssen Sie beispielsweise alle Produkte eines bestimmten Lieferanten aufrufen oder Allergene identifizieren, gelingt das über Filter und durchsuchbare Attribute problemlos. Da diese Informationen direkt in den Übersichtsseiten und Dashboards Ihres Systems erscheinen, kann Ihr Team schnell auf potenzielle Verunreinigungen reagieren, korrekte Einlagerungsprozesse einhalten und sicherstellen, dass Verpackungen und Etiketten alle erforderlichen Angaben enthalten. Das gibt Ihnen und Ihren Kunden größeres Vertrauen in die Sicherheit und Genauigkeit Ihrer Produkte. 

3. Kennzeichnung und SSCC 

Kennzeichnung ist entscheidend für die Nachverfolgung von Produkten in stark ausgelasteten Lebensmittel- und Getränkebetrieben. Ein Food-ERP-System ermöglicht es, neue Kenncodes für Paletten, Kisten oder Mischchargen zu generieren und/oder bereits von Lieferanten vergebene Codes per Barcode-Technologie zu erfassen. Diese Flexibilität unterstützt sowohl eingehende als auch ausgehende Prozesse, reduziert manuelle Eingaben und stellt konsistente Nachverfolgung innerhalb des Betriebs sicher. Da diese branchenüblichen Identifikatoren über die gesamte Lieferkette hinweg erhalten bleiben, gewinnen Sie End-to-End-Transparenz, minimieren Fehler, vereinfachen Transaktionen und steigern die Effizienz Ihres Lagers.  

Ebenso unterstützen branchenspezifische Food-ERP-Systeme die Verwaltung von Serial Shipping Container Codes (SSCC), die für die Rückverfolgbarkeit während des Transports entscheidend sind. Unabhängig davon, ob Ihr Team SSCCs intern erstellt oder solche eines Logistikpartners erfasst – Ihr ERP-System kann beides abbilden. Integrierte Funktionen wie geführte Codevergabe, Etikettendruck und kundenspezifische Validierungen vereinfachen den Prozess und sichern die Compliance.  

Darüber hinaus können Sie kundenspezifische Etiketten für Kunden, Lieferanten und Artikel mit ERP-Vorlagen konfigurieren. Da jeder SSCC mit einer vollständigen Sendungshistorie verknüpft ist – inklusive Inhalte und Bewegungen – sind Sie jederzeit auf Audits, Rückrufe oder Kundenanfragen vorbereitet. So sichern Sie Transparenz und stärken das Vertrauen entlang der gesamten Lieferkette.  

4. Etikettierung 

Wie Sie wissen, ist korrekte Etikettierung ein grundlegendes Element guter Rückverfolgbarkeit. Sie hilft Ihnen, strenge gesetzliche Standards einzuhalten und gleichzeitig Transparenz gegenüber Verbrauchern zu gewährleisten. Ein spezialisiertes Food ERP kann automatisch Etiketten generieren, die in Echtzeit Traceability-Daten wie Herkunftsland, Chargennummern, Allergene und Haltbarkeitsdaten enthalten – und nimmt Ihrem Team damit den Druck sowie mögliche Fehlerquellen. Da die Daten direkt aus dem ERP stammen, sind Etiketten konsistent, präzise und regelkonform. Das ist entscheidend, wenn Sie in verschiedene Märkte mit unterschiedlichen Vorschriften liefern oder teure Fehletikettierungen vermeiden wollen, die zu Rückrufen oder gar Gesundheitsrisiken führen könnten.  

Doch es geht nicht nur um Compliance. Eine gute Verpackungs- und Etikettierungslösung spart Ihrem Team auch wertvolle Zeit. Anstatt Vorlagen manuell zu erstellen oder Daten zu kopieren, können Mitarbeiter die benötigten Felder auswählen, Filter anwenden und maßgeschneiderte Etiketten für bestimmte Kunden, Lieferanten oder Produkttypen generieren. Sie können sogar Druckaufträge je nach Standort, Rolle oder Arbeitsplatz automatisch an die richtigen Drucker leiten – für reibungslose Lagerprozesse. Diese Einrichtung hilft Ihnen, Transparenz zu sichern und die Erwartungen der Verbraucher zu erfüllen, während Ihre Produktionslinie ohne Unterbrechung weiterläuft.

5. Produktspezifikationen 

Bei der Verwaltung von Produktdaten reichen verstreute Excel-Tabellen oder isolierte Systeme nicht aus. Sie benötigen eine Traceability-Lösung, die als zentrale Informationsquelle dient und Details wie Zutaten, Zusatzstoffe, Nährwerte, Allergene, Ernährungsrichtlinien, Herkunft und Verpackungsdetails erfasst. Genau das bietet ein Food ERP. Der Vorteil: Sobald Spezifikationen für Rohstoffe angelegt sind, fließen diese Daten automatisch in Halb- und Fertigprodukte über – mithilfe von Produktions- oder Fertigungsstücklisten (BOM). So entfallen doppelte Dateneingaben oder Versionskonflikte, und Ihr Team arbeitet stets mit korrekten, aktuellen Informationen.  

Zentralisierte Produktdaten verbessern die Rückverfolgbarkeit, ermöglichen exakte Etiketten und Verpackungen, stärken die Transparenz gegenüber Verbrauchern und sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Allergen- und Ernährungsinformationen werden klar nachverfolgt, sodass Kreuzkontaminationen vermieden und Risiken reduziert werden. Da alles an Artikelnummern und BOMs gebunden ist, kann Ihr Team Spezifikationen sofort abrufen – Fehler werden minimiert und Traceability-Informationen von Anfang an korrekt hinterlegt. Egal ob Sie ein Rezept ändern, Lieferantenversionen vergleichen oder Compliance-Dokumente vorbereiten – die Daten sind vollständig, konsistent und jederzeit verfügbar.  

6. Verwaltung von Compliance-Dokumenten 

Mit sich ändernden Traceability-Vorschriften Schritt zu halten, ist unverzichtbar. Doch die Verwaltung von Zertifikaten und Berichten entlang der Lieferkette kann schnell zur Herausforderung werden. Zwischen Sicherheitsdatenblättern, Produzentenzertifikaten, Qualitätstests und Lieferantendokumenten ist die Masse an Unterlagen enorm – und jedes Lieferant-Artikel-Paar bringt eigene Anforderungen mit. Mit einem branchenspezifischen Food ERP können Sie alle relevanten Dokumente digital und strukturiert ablegen – auf Artikel-, Artikelgruppen- oder Lieferantenebene. So stehen sie bei Audits, Inspektionen oder Rückrufen sofort bereit. 

Auch Ablauffristen dürfen nicht übersehen werden. Compliance-Dokumente sind kein „einmal erledigt und vergessen“ – sie müssen regelmäßig geprüft und aktualisiert werden. Abgelaufene Zertifikate können zu Risiken für Lebensmittelsicherheit und Traceability-Verstößen führen. Ein ERP-System unterstützt Sie dabei mit zentraler Ablage, visuellen Hinweisen und automatischen Erinnerungen. Ob bei Bestellungen oder im Wareneingang – Sie haben die Sicherheit, dass die richtigen Dokumente vorhanden und aktuell sind. 

7. Integration mit Barcodescannern 

Wenn Sie Lagerprozesse noch papierbasiert steuern, ist es Zeit für ein Upgrade. Die Integration von Barcodescannern mit Ihrer Traceability-Software revolutioniert den Umgang mit Beständen – vom Wareneingang und der Einlagerung bis zur Kommissionierung und zum Versand. Mit mobilen Geräten in der Hand Ihrer Mitarbeiter werden Daten direkt ins ERP übertragen, Chargen, Bestände und Bewegungen in Echtzeit aktualisiert. Keine handschriftlichen Notizen mehr, keine Verzögerungen durch manuelle Eingaben – nur schnellere, sauberere Prozesse, die lückenlose Rückverfolgbarkeit sicherstellen.  

Wie sieht das in der Praxis aus? Ihr Wareneingang scannt eine Lieferung – sie ist sofort im System erfasst. Ihr Lagerpersonal kommissioniert aus der richtigen Charge, weil das System es bestätigt. Ihr Produktionsteam weiß jederzeit, welche Rohstoffe verbraucht wurden – ganz ohne Papierdokumente. Jeder Scan wird automatisch einem digitalen Datensatz zugeordnet, wodurch Ihre Rückverfolgbarkeit verbessert und Auditsicherheit gewährleistet wird. Darüber hinaus können Sie Rollenprofile anlegen, sodass Mitarbeiter nur die für sie relevanten Aufgaben sehen – für fokussierte, fehlerfreie und effiziente Abläufe.  

8. Lieferantenzertifikate 

Die Verwaltung von Produzenten- und Lieferantenzertifikaten kann schnell unübersichtlich werden – insbesondere, wenn Sie mit Direktlieferanten, Drittanbietern, Lagern und Co-Packern arbeiten. Deshalb ist ein zentrales System entscheidend, um Zertifikate und Auditdokumente durchgängig nachzuverfolgen. Ein ERP-System für die Lebensmittelwirtschaft ordnet Chargen automatisch gültige Zertifikate zu – auch wenn mehrere Zutaten oder Lieferanten beteiligt sind. Diese Automatisierung stellt sicher, dass nur geprüfte, aktuelle Nachweise in Ihrem Bestand verknüpft sind, minimiert Risiken und macht das nächste Audit zu einer Routine statt einem Stressfaktor.  

Ihr Unternehmen braucht weniger Sucherei nach Unterlagen und mehr Sicherheit bei Beschaffungsentscheidungen. Zertifikate lassen sich einfach überwachen und in jeder Phase der Lieferkette prüfen – vom Wareneingang bis zur Endauslieferung. Läuft ein Nachweis ab oder fehlt, zeigt das System es sofort an. Und wenn Kunden oder Partner Qualitätsnachweise verlangen, können Sie diese in Sekunden vorlegen. Diese Transparenz schafft Vertrauen und schützt die Integrität Ihrer Marke. 

9. Zugelassene Lieferanten 

Wenn es um Lebensmittelsicherheit und Qualität geht, beginnt alles bei der Lieferantenliste – und dort können ebenso schnell Probleme entstehen. Ein leistungsstarkes Traceability-System gibt Ihnen die Möglichkeit, zugelassene Lieferanten verbindlich festzulegen und nicht genehmigte zu sperren. Damit stellen Sie sicher, dass ausschließlich vorqualifizierte Quellen genutzt werden, und minimieren das Risiko nicht konformer, nicht rückverfolgbarer oder minderwertiger Rohstoffe. Vertrauen ist wichtig – noch besser ist ein System, das dieses Vertrauen durch klare Regeln absichert.  

Mit den Traceability-Funktionen eines spezialisierten Food-ERP können Sie den Lieferantenstatus bis auf Artikelebene verfolgen, strengere Qualitätsstandards durchsetzen und volle Kontrolle darüber behalten, wer was liefert. Ob fünf oder fünfzig Lieferanten – Sie reduzieren Risiken, erhöhen Auditfähigkeit und sichern die Einhaltung von Kundenerwartungen oder gesetzlichen Vorgaben. In der Praxis bedeutet das: Ein gutes Traceability-System speichert nicht nur Namen, es stärkt Ihre gesamte Lieferkette. 

Mit Aptean Rückverfolgbarkeit und Lebensmittelsicherheit verbessern 

Angesichts der entscheidenden Rolle der Rückverfolgbarkeit für Lebensmittel- und Getränkeunternehmen – und der Herausforderung, jedes Detail entlang der Lieferkette im Blick zu behalten – ist spezialisierte Technologie die beste Lösung. Branchenspezifische Food-ERP-Systeme sind dabei die erste Wahl.  

Aptean Food & Beverage ERP überzeugt mit den umfassenden Funktionen zur Rückverfolgbarkeit, die wir oben beschrieben haben, sowie mit der Möglichkeit, die Lösung aus der Cloud im SaaS-Modell zu betreiben. Dieses flexible Setup bietet Unternehmen mehr Skalierbarkeit, erhöhte Datensicherheit, stärkere Cybersecurity und breiteren Zugriff.  

Darüber hinaus verfügt unser Expertenteam über jahrzehntelange Branchenerfahrung in der Lebensmittel- und Getränkewirtschaft. Dieses Wissen fließt in die Entwicklung und kontinuierliche Unterstützung einzigartiger Technologien ein, die genau auf die spezialisierten Prozesse in Ihrer Branche abgestimmt sind. Wir sprechen Ihre Sprache und wissen, wie Best Practices bei Herstellern und Distributoren umgesetzt werden.  

Außerdem treiben wir neue Technologien voran – mit modernen KI-Funktionen, die bereits vielen unserer Kunden Vorteile bringen. Unsere AppCentral-Plattform verbindet Ihr branchenspezifisches ERP mit Anwendungen für Asset Management, Business Intelligence, Transport und mehr in einer nutzerfreundlichen, vernetzten Umgebung. Ziel ist es, Effizienz zu steigern, manuelle Arbeit zu reduzieren und fundierte Entscheidungen in Ihren Abläufen zu unterstützen.  

Mit Aptean entscheiden Sie sich nicht nur für die Software von heute – sondern bereiten Ihr Unternehmen auf die intelligenten, vernetzten Systeme von morgen vor.   

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Software Sie bei der Rückverfolgbarkeit mit standardisierten Prozessen unterstützt, lesen Sie unsere 4 Schritte zu exzellenten Traceability-Prozessen und nehmen Sie bei Fragen gerne Kontakt zu uns auf.