Lincoln & York zet een Aptean AI Agent in om koffieorders automatisch te verwerken

Britse premium koffiebrander verkort de doorlooptijd van orders met een op maat gemaakte AI-agent 

VK, oktober 2026 – Lincoln & York, een van de toonaangevende premium koffiebranders in het VK, heeft een op maat gemaakte Aptean AI Agent in gebruik genomen die binnenkomende e-mails met verkooporders leest, interpreteert en verwerkt. Daarmee is Lincoln & York het eerste voedsel- en drankenbedrijf in het VK dat een Aptean AI Agent volledig in productie heeft genomen. 

Lincoln & York brandt al meer dan 30 jaar uitsluitend voor anderen, voor meer dan 250 klanten: van onafhankelijke koffiebars tot landelijke ketens en huismerkassortimenten van supermarkten. Het bedrijfsmodel vraagt om consistentie en nauwkeurigheid bij het beheren van de juiste producten, prijzen en hoeveelheden, inclusief leverdata en afleverlocaties. Deze op maat gemaakte AI Agent van Aptean is specifiek ontworpen voor de behoeften van de klanten van Lincoln & York, die zelden twee keer op dezelfde manier bestellen. 

Paul Freear, financieel directeur bij Lincoln & York, schetste de uitdaging voor het bedrijf: “Ons team was tijd kwijt bij het omzetten van informele e-mails van klanten in een volledig verwerkte order. Dit toch al tijdrovende, handmatige proces duurde nog langer als de vaste contactpersoon afwezig was. De nieuwe AI Agent heeft ons team een repetitieve, tijd kritische taak uit handen genomen, waardoor we ruimte hebben om ons te richten op werk met meer toegevoegde waarde en de capaciteit hebben om ordervolumes efficiënt te laten groeien. Een generieke AI-tool had niet kunnen doen wat wij van deze tool vroegen, gezien het complexe, seizoensgebonden en wisselende bestelgedrag van onze klanten.” 

Het project begon op het Customer Connect-evenement van Aptean, waar Lincoln & York zag hoe Aptean AI-agenten bouwde rond specifieke bedrijfsbehoeften. Daarna volgde een blueprintsessie, waarin de verwerking van verkooporders al snel naar voren kwam als de duidelijkste kans voor automatisering. 

De Aptean AI Agent, door het team “Harry” gedoopt, draait inmiddels twee maanden van 07:00 tot 16:00 uur, afgestemd op het bestelpatroon van klanten. De agent: 

• Leest en interpreteert orders: de agent herkent de klant, producten, leverdata, prijzen, minimale bestelhoeveelheden en levertijden, ook als verzoeken informeel of dubbelzinnig zijn 

• Maakt de order automatisch aan: de agent zet die informatie rechtstreeks in de bestaande Aptean Food and Beverage ERP-oplossing van Lincoln & York en breidt zo een systeem uit waarop het team dagelijks al vertrouwt 

• Signaleert wat de agent niet kan oplossen: na elke verwerkingsronde stuurt de agent een overzicht van verwerkte orders, gemaakte aannames en eventuele punten die een menselijke beoordeling vereisen 

In een tweede fase, die nu in ontwikkeling is, gaat de agent ook orderwijzigingen en -annuleringen afhandelen, verwerkte orders aan klanten bevestigen en de overige berichten in de gedeelde inbox van Lincoln & York naar de juiste afdeling doorsturen. 

Paul Freear voegde toe: “Het vertrouwen is geleidelijk gegroeid, net zoals bij een nieuwe medewerker. In het begin hielden we het systeem nauwlettend in de gaten, en stap voor stap hebben we het losgelaten. Het team heeft het zelfs de naam Harry gegeven, en inmiddels is het echt onderdeel geworden van hoe ze over hun werk praten. 

“Het team van Aptean had alles goed onder controle, loste problemen snel op en gaf ons nooit het gevoel dat het lastig was als we iets wilden toevoegen. Die nauwe samenwerking maakte het verschil tussen een agent die alleen de vakjes afvinkt en een agent die echt voor ons werkt.” 

Gevraagd naar zijn advies aan andere voeding- en drankenbedrijven die AI overwegen, raadt Paul aan het eenvoudig te houden. “Begin met één taak die al goed begrepen wordt en die uw team duidelijk tijd kost. Bepaal precies wat u wilt dat de AI doet voordat u hem ook maar iets laat doen. Probeer AI niet te gebruiken om uw bedrijf opnieuw uit te vinden, maar gebruik het om het werk dat u al doet sneller, nauwkeuriger en consistenter te maken.” 

Lincoln & York werkt met de grootste koffieketens in de Britse winkelstraten, met onafhankelijke koffiebars en met de bredere retail en horeca, en loopt al meer dan 30 jaar voorop in de Britse koffiecultuur. Het bedrijf, opgericht in 1994, is exponentieel gegroeid tot een van de grootste onafhankelijke koffiebranders van het VK en is daarbij trouw gebleven aan zijn toewijding aan kwaliteit, consistentie en passie. 

Over Lincoln & York Lincoln & York is een koffiebranderij die volledig onder private label produceert, gevestigd in het noorden van Lincolnshire, Verenigd Koninkrijk. Het familiebedrijf is al meer dan 30 jaar actief en brandt en verpakt koffie voor zo'n 250 klanten, van landelijke winkelketens en private-labelassortimenten van retailers tot onafhankelijke koffiebars. Het bedrijf heeft een eigen team van geaccrediteerde koffiegraders in dienst en onderscheidt zich door consistentie en integriteit in plaats van door prijs. lincolnandyork.com

Over Aptean Aptean is een AI-bedrijf, gebouwd voor de industrie. Voor middelgrote en grote fabrikanten, distributeurs en groothandels die te maken hebben met stijgende kosten, krimpende marges en operationele complexiteit, integreert Aptean AI rechtstreeks in de workflows, beslissingen en data waarop uw bedrijf al draait – zodat intelligentie geen losse toevoeging is, maar de manier waarop het werk gedaan wordt. Het resultaat: snellere beslissingen, lagere kosten en meetbare margeverbetering, gerealiseerd via een doorlopend partnerschap in plaats van een eenmalige implementatie. Het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd in Alpharetta, Georgia (VS), met kantoren in Noord-Amerika, Europa en Azië-Pacific. Meer informatie op aptean.com