Doorgaan naar artikel
Header Secondary Logo
Header Secondary Logo

Uitgelicht in dit blog

Food & Beverage ERP-oplossingen vergelijken en je bedrijf voorbereiden op een implementatie

Deel

Zie alle oplossingen voor voedsel en dranken

Food & Beverage ERP-oplossingen vergelijken en je bedrijf voorbereiden op een implementatie

Jul 7, 2021

Jack Payne
Two food manufacturing facility employees consult a chart.

Ongeacht waar je voedings- en drankenbedrijf zich in zijn levenscyclus bevindt, word je waarschijnlijk geconfronteerd met de druk van zware concurrentie en toenemende consumenteneisen - zo werkt deze dynamische, snel veranderende industrie nou eenmaal. Daarom is het in je belang om altijd op zoek te gaan naar manieren om een voordeel te behalen, en dat is altijd zo, of je organisatie nu net gestart is of al jarenlang succesvol is in de markt.

Gezien alle innovatie die zich in de afgelopen decennia heeft voorgedaan, is technologie waar je het verschil kunt maken – en dan met name met ERP-oplossingen speciaal voor foodbedrijven. Deze platforms fungeren als een gemeenschappelijke bron van waarheid voor al je afdelingen en kunnen uitstekende registratie-, traceerbaarheids-, voedselveiligheids- en kwaliteitsborgingspraktijken mogelijk maken.

Hoewel het allesomvattende aanbod van ERP voor de voedingsmiddelenindustrie een voor de hand liggende keuze is voor bedrijven die hun procedures en productlijnen toekomstbestendig willen maken, is het kiezen van de juiste optie voor je bedrijf toch lastig door het enorme aantal beschikbare opties. Niet al deze oplossingen zijn hetzelfde en je team moet tijd en energie besteden aan onderzoek en het selectieproces.

Hier onderzoeken we de belangrijkste factoren waarmee je rekening moet houden als het gaat om het kiezen van de juiste ERP-oplossing voor jouw bedrijf.

De juiste ERP-oplossing identificeren

Voordat je dieper ingaat op meer specifieke functies en opties waar je op moet letten, is het belangrijk om te snappen dat generieke ERP-oplossingen waarschijnlijk geen goede keuze op lange termijn zijn. De voedingsmiddelen- en drankenindustrie is ingewikkeld en heeft unieke vereisten, dus je wilt een systeem dat is gebouwd voor de uitdagingen waarmee je elke dag wordt geconfronteerd.

Hoe bepaal je welke van de vele opties echt past bij de situatie van jouw organisatie?

Ten eerste raden we je aan een lijst samen te stellen met de specifieke vereisten die prioriteit hebben, afhankelijk van je sector. Een zuivelfabriek is bijvoorbeeld het meest geïnteresseerd in de controles van kosten en het toewijzen van een kwaliteit aan hun rauwe melk, maar voor een vlees-, pluimvee- of zeevruchtenbedrijf is weegartikelen-functionaliteit (catch weight) weer belangrijker.

Om je op weg te helpen, hebben we enkele van de functionaliteiten benadrukt die gunstig zijn voor alle voedsel- en drankenbedrijven:

  • Functionaliteiten voor voedseltraceerbaarheid - Zoek naar oplossingen die automatisch grote hoeveelheden gegevens vastleggen, omdat dit van cruciaal belang is bij het beheren van je supply chain, voorraad, recepten en zendingen.

  • Mogelijkheid om processen te automatiseren en te integreren met apparatuur - Hoe drukker je faciliteiten worden door een verhoogde productie, hoe meer je bepaalde verantwoordelijkheden aan je systeem moet kunnen overlaten.

  • Geïntegreerde analysetools - Profiteer van alle gegevens die je platform verzamelt door in je cijfers te graven. Zo kan je inefficiënties uitroeien, voedselkwaliteitsproblemen aanpakken en waar nodig verbeteringen aanbrengen.

  • Gebruiksgemak en flexibele toegankelijkheid - Gezien de investering van geld en tijd die een grondige ERP-implementatie kost, wil je ervoor zorgen dat je werknemers vertrouwen hebben in hun vermogen om de interface te gebruiken, en een live demo is de beste manier om dit te beoordelen. Houd geavanceerde systemen in de gaten, zoals Aptean Food & Beverage ERP, dat is gebouwd op het Microsoft Dynamics 365-platform, waardoor het direct herkenbaar is voor degenen die bekend zijn met een van de andere toepassingen van Microsoft.

  • Implementatieopties - ERP-oplossingen die vanuit de cloud worden beheerd, zijn ideaal, omdat je kunt afzien van extra uitgaven voor on-premise hardware, terwijl je ook kunt vertrouwen op de expertise en verhoogde beveiliging van je provider.

Met deze eerste items op je lijst, is de volgende stap om functies toe te voegen die onmisbaar zijn voor jouw organisatie op basis van de specifieke processen die je routinematig uitvoert. Niemand kent je uitdagingen immers beter dan de mensen in je bedrijf, dus zorg ervoor dat hun behoeften worden aangepakt.

De samenwerking met een deskundige leverancier

Leveranciers van ERP-oplossingen voor voedingsmiddelen en dranken variëren evenzeer als de platforms die ze aanbieden. En kan net zo cruciaal zijn voor je uiteindelijke succes als de mogelijkheden van de software. Je wilt een leverancier vinden die je branche van binnen en van buiten kent. Op deze manier begrijpen ze waarschijnlijk je zorgen en hebben ze ook andere klanten die hun ervaringen met het gebruik van de software kunnen delen.

Het implementeren van een ERP-oplossing is een enorme onderneming, dus het is belangrijk dat je leverancier bereid is om je door het proces te begeleiden, idealiter met een individu of zelfs team van medewerkers die ervoor zorgen dat je implementatie een succes wordt. Er moet ook een voortdurende relatie zijn nadat het systeem is geïnstalleerd, omdat je mogelijk begeleiding nodig hebt over nieuwe functies die met updates zijn geïntroduceerd, en uitdagingen die in de toekomst naar voren komen.

Als je bovendien een cloud implementatie overweegt, moet je ervoor zorgen dat de IT- en servercapaciteit van je provider voldoende is om de betrouwbaarheid te bieden die je nodig hebt. Oplossingen die zeer betrouwbaar zijn, zoals Aptean Food & Beverage ERP, met 99,9% uptime - zijn vrijwel gegarandeerd altijd online en werken soepel wanneer je ze nodig hebt, wat misschien wel 24 uur per dag is.

Tot slot is er de kwestie van de culturele fit tussen jouw bedrijf en de leverancier. Uiteraard is elk bedrijf anders, dus dit is een beoordeling die je moet maken met je interne leiderschapsteam. Houd er rekening mee dat je ten minste enkele maanden, zo niet jaren met je ERP-leverancier samenwerkt, en dat je dus compatibel genoeg moet zijn het strategische partnerschap te onderhouden.

Goed voorbereiden op het proces

Een ERP-oplossing implementeren, kan lang en ingewikkeld zijn, dus we bespreken hier niet alle noodzakelijke stappen diepgaand. Het is echter belangrijk dat je je bewust bent van verschillende belangrijke factoren, zodat je je kunt voorbereiden op succes.

Ten eerste is het absoluut noodzakelijk om de buy-in en toewijding van al je werknemers te krijgen, van de productievloer tot de directie. Om dit te bereiken, moet je duidelijk en regelmatig communiceren, je visie op de implementatie definiëren en duidelijk aangeven wat de voordelen van het nieuwe systeem zijn en waarom het proces noodzakelijk is. Herinner werknemers eraan dat dit nieuwe platform is ontworpen om hun werk gemakkelijker te maken – natuurlijk kost het tijd en moeite, maar het zal het waard zijn wanneer ze alle ins en outs van de nieuwe interface kennen.

Je wilt ook een tijdlijn voor de implementatie instellen, zodat je je voortgang bij kunt houden, verwachtingen kunt managen en ervoor zorgt dat er geen kritieke stappen worden overgeslagen. Het vastzetten van mijlpalen die gevierd kunnen worden is ook een goede zet, omdat dat de motivatie hoog houdt en de focus gericht blijft op vooruitgang en positieve resultaten.

Net zoals je leverancier een implementatieteam aanwijst, moet je dat zelf ook doen. Probeer managers uit verschillende afdelingen te kiezen om ervoor te zorgen dat het hele bedrijf betrokken is en eigenaarschap voelt over het systeem en de succesvolle implementatie ervan. En als deze personen hulp nodig hebben bij het uitvoeren van hun reguliere verantwoordelijkheden terwijl ze zich concentreren op de implementatie, zorg er dan voor dat ze die ondersteuning krijgen.

Vergeet ten slotte het belang van training niet. Zelfs als je een oplossing hebt gevonden die is gebouwd op een bekend platform, moeten je werknemers alle functies en tools leren die nodig zijn om hun taken uit te voeren. Ze moeten ook weten naar wie ze moeten gaan als ze vragen hebben, dus maak de leden van je projectteam toegankelijk voor iedereen die meer informatie nodig heeft.

Het komt erop neer dat je mensen de belangrijkste factor zijn tijdens een dergelijk project, dus hun behoeften moeten boven alles worden geprioriteerd.

Vooruitstreven met een nieuw basis voor digitale transformatie

Upgraden naar een voedsel- en drankspecifiek ERP-systeem kan een transformerende impact hebben op uw bedrijf. De toegenomen wendbaarheid en het vertrouwen dat deze platforms bieden, maken het verschil in een industrie die snel beweegt en wordt geconfronteerd met een bijna constante stroom aan nieuwe uitdagingen.

Omdat een ERP-systeem de basis vormt van je digitale transformatie en toekomstig succes, staat het kiezen van het juiste systeem voorop. Zorg ervoor dat je je tijd besteedt aan het bewust onderzoeken, evalueren en vergelijken van je opties - deze fase van het project is cruciaal, dus gebruik een kritisch oog om de provider en het systeem te vinden dat het beste bij jouw unieke situatie past.

Een food & beverage ERP-oplossing zorgt voor betere communicatie, verhoogde efficiëntie en grotere winstgevendheid. Je bent voorbereid op wat er komen gaat met een flexibele, toegankelijke interface die al je medewerkers vertrouwen om hun verantwoordelijkheden op de juiste manier uit te voeren. Als je meer wilt weten over de geavanceerde functionaliteit van Aptean Food & Beverage ERP, wat ons team van experts zo speciaal maakt en de impact die ons aanbod op jouw bedrijf kan hebben, neem dan gerust contact met ons op.

Identifying the Right ERP Solution

Before diving into more specific features and options you’ll want to be on the lookout for, it’s important to point out that generic ERP solutions are unlikely to be a good long-term choice. The food and beverage industry is complicated and has unique requirements, so you’ll want a system built for the challenges you face every day.

How can you identify which of the many offerings out there will really suit your organization’s situation?

First, we’d recommend compiling a list of the specific requirements that are a priority according to your sector. For example, a dairy might be most interested in the controls for costing and assigning grades to their raw milk, but for a meat, poultry or seafood business, catch weight management features may be far more important.

To get you started, we’ve highlighted some of the capabilities that are beneficial for all food and beverage businesses:

  • Food traceability functionalities – Look for solutions that can automatically capture extensive amounts of granular data, as this will be critical in managing your supply chain, inventory, recipes and shipments.

  • Ability to automate processes and integrate with equipment – The busier your facilities become with increased production, the more you’ll need to be able to offload certain responsibilities to your system.

  • Robust analytics tools – Take advantage of all the data your platform collects and maintains by digging into your numbers, and you’ll be able to root out inefficiencies, address food quality issues and make improvements as necessary.

  • Ease of use and flexible accessibility – Considering the investment of money and time that a thorough food and beverage ERP solution implementation takes, you want to make sure your employees are confident in their ability to use the interface, and a live demo is the best way to assess this aspect of any given option. Keep an eye out for advanced systems like Aptean Food & Beverage ERP, which is built on the Microsoft Dynamics 365 platform, making it instantly recognizable to those familiar with any of Microsoft’s suite of applications.

  • Deployment options – ERP solutions that can be managed from the cloud are ideal, as you can forego additional expenditures for on-premise hardware while also relying on the expertise, increased security and redundant servers of your provider.

With these as the first few items on your list, the next step is to add any functions that would be indispensable to your organization based on the specific processes you routinely carry out—after all, no one knows your challenges better than the folks inside your facilities, so make sure their needs are addressed.

Partnering with a Knowledgeable Provider

Providers of food and beverage ERP solutions vary as much as the platforms they offer. And can be just as critical to your eventual success as the capabilities of the software. You want to find a vendor that knows your industry inside and out and is well-established in the space. This way, they’re likely to understand your concerns at a fundamental level and also have other food and beverage clients that can share their experiences of using the software.

Implementing an ERP is an enormous undertaking, so it’s important that your provider is prepared to guide you through the process, ideally with an individual or even team of employees dedicated to making sure your deployment is a success. There should also be an expectation of a continued relationship after the system is in place, as you may need guidance on new features introduced with updates, and challenges that emerge in the future may be best tackled together.

Additionally, if you’re considering a cloud implementation, make sure that your provider’s IT and server capacity is sufficient to provide the reliability you’ll need. Solutions that are highly dependable—such as Aptean Food & Beverage ERP, with its 99.9% uptime—are virtually guaranteed to always be online and running smoothly when you need them, which may well be around the clock in your case.

Finally, there’s the matter of the culture fit between your company and the provider. Obviously, each business is different, so this is an assessment you will have to make with your internal leadership team. Keep in mind that you will be working with your ERP solution supplier for at least several months, if not years, and thus you’ll need to be compatible enough that your organization can comfortably maintain the partnership.

Properly Preparing for the Process

The journey that is implementing a food and beverage ERP solution can be long and complicated, so we will not be discussing all of the necessary steps in-depth here. However, it’s important that you’re aware of several key factors so that you can set yourself up for success.

First, it will be absolutely vital to get the buy-in and commitment from all of your employees, from the factory floor to the board room. To achieve this, you need to communicate clearly and regularly, define your vision for the implementation and clearly state what the benefits of the new system will be and why the process is necessary. Remind employees that this new platform is designed to make their jobs easier—it may come with a learning curve, but it will be worth the work they put in to learn the ins and outs of the new interface.

You’ll also want to lay out a timeline for the deployment so that you can track your progress, set expectations and make sure no critical steps are skipped. Building in milestones that can be celebrated is also a great move, as that will keep motivation high and the organizational focus centered on progress and positive results.

Also, just as your provider should designate a team to your implementation, you should do so as well. Try to pick leaders from a variety of departments to make sure the whole company is involved and feels ownership over the system and its successful deployment. And if these individuals will need assistance in carrying out their regular responsibilities while they concentrate on the implementation, make sure to provide them with that support.

Lastly, don’t forget the importance of training. Even if you’ve found a solution built on a familiar platform, your employees will need to learn all of the functions and tools necessary to carry out their tasks. They also need to know who to go to when they have questions, so make the members of your implementation project team accessible for anyone who needs further information.

The bottom line is that your people are the most important factor throughout such a project, so their needs should be prioritized above all else.

Forging Forward with a New Foundation

Upgrading to a food and beverage-specific ERP system can have a transformative impact on your business. The increased agility and confidence that these platforms offer make all the difference in an industry that moves fast and faces a nearly constant stream of new challenges.

Because an ERP system forms the foundation of your digital transformation and future success, choosing the right one is paramount. Make sure that you spend the time deliberately researching, evaluating and comparing your options—this stage of the project is crucial, so use a critical, discerning eye to find the provider and system that best fit your unique situation.

A food and beverage ERP solution can break down the information siloes in your organization and unlock better communication, increased efficiency and greater profitability. You’ll be prepared for what comes next with a flexible, accessible interface that all of your staff trust to carry out their responsibilities the right way. If you want to hear more about the advanced functionality of Aptean Food & Beverage ERP, what sets our team of experts apart from the pack and the impacts our offering could have on your company, contact us today. We’re ready to roll up our sleeves and help you build the foundations of tomorrow’s success, today.

Klaar om uw bedrijf naar een hoger niveau te tillen?

We hebben gespecialiseerde ERP-oplossingen waarmee u elke uitdaging in uw branche aankunt.

Vertel ons wat meer over uzelf. Een specialist van Aptean neemt dan contact met u op.