7 tips voor betere Food & Beverage inkoopprocedures

Het oude gezegde "er is geld nodig om geld te verdienen" is zeker waar in de voedings- en drankenindustrie. Uw organisatie mag dan wel gericht zijn op het genereren van inkomsten door de verkoop van producten aan klanten. U hebt grondstoffen nodig om die artikelen te produceren, en dat betekent dat u een groot deel van uw tijd met inkoop bezig zult zijn.

Maar met krappe winstmarges en hevige concurrentie moet u slim met uw uitgaven omgaan als u uw resultaten gezond wilt houden. Dat geldt vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen, die niet alleen onder druk staan door hun directe concurenten, maar ook door de grote namen aan de top van de verschillende productcategorieën.

Hoe kunt u de ideale inkoopprocedures voor Food & Beverage uitwerken en het meeste voor uw geld krijgen zonder afbreuk te doen aan kwaliteit, veiligheid en betrouwbaarheid? Wij hebben deze lijst met 7 nuttige tips samengesteld om ervoor te zorgen dat u op de hoogte bent en klaar bent voor succes.

1. Balans tussen betaalbaarheid en kwaliteit

Maak niet de fout aan te nemen dat u voor eersteklas ingrediënten eersteklas prijzen moet betalen. Door rond te shoppen moet u een optie kunnen vinden die voldoet aan uw behoefte aan zowel hoogwaardige grondstoffen als redelijke kosten.

Vergeet niet om geen mogelijkheid onbenut te laten in je zoektocht. Het kan zijn dat u door samen te werken met een plaatselijke leverancier binnen uw budget kunt blijven en toch de meest verse producten kunt krijgen. Anderzijds kunt u internationaal inkopen als u zeer specifieke variëteiten nodig hebt tegen een betaalbare prijs.

2. Prioriteit aan betrouwbaarheid

Weinig zaken kunnen de productiviteit van de dag zo beïnvloeden als een tekort aan kritieke artikelen door een laattijdige verzending of een gemiste levering. Uw bedrijf neemt consistentie en verantwoordelijkheid ongetwijfeld serieus, en u zou hetzelfde moeten verwachten van de leveranciers van uw materiaal.

Zoals op zoveel gebieden, is communicatie hier de sleutel. Verstoringen van de toeleveringsketen zijn in dit tijdperk van een globale markt steeds gebruikelijker geworden, zodat sommige vertragingen onvermijdelijk kunnen zijn. Bevestig met uw leveranciers dat zij in dergelijke gevallen proactief contact met u zullen opnemen, zodat u zich kunt voorbereiden of een alternatieve bron kunt zoeken.

3. Leveranciers grondig doorlichten

Of uw organisatie zich nu bezighoudt met het telen, verwerken, produceren of distribueren van voedingsmiddelen en dranken, u moet beseffen dat u slechts één halte bent in het volledige traject van de goederen van oorsprong tot eindgebruiker. Dus ook al hanteert u de hoogste normen voor voedselveiligheid in uw eigen faciliteiten, dan nog bestaat het risico van besmetting in andere stadia van de toeleveringsketen.

Om ervoor te zorgen dat uw merk zo goed mogelijk beschermd is tegen noodsituaties op het gebied van voedselveiligheid, moet u de praktijken, certificeringen en locaties van uw leveranciers grondig onderzoeken om na te gaan of zij alles doen wat in hun vermogen ligt om aan de voorschriften te voldoen en eindgebruikers te behoeden voor door voedsel overgedragen ziekten. U kunt ook kijken naar hun geschiedenis en contact opnemen met andere huidige klanten om de prestaties in de loop der tijd te meten.

4. Zorg voor een contract

Geen enkele lijst van richtlijnen voor de aankoop van levensmiddelen zou volledig zijn zonder te wijzen op de noodzaak van een degelijk contract tussen uw organisatie en uw leveranciers. De overeenkomst moet een tijdsperiode voor de relatie bevatten; uw verwachtingen voor kwaliteit, tijdigheid en communicatie; en, natuurlijk, de prijs die u zult betalen.

Hopelijk verloopt alles vlot en geniet u van een lange en vruchtbare samenwerking met uw leveranciers zonder dat u het contract vaak moet aanhalen of ernaar moet verwijzen. Mocht er toch een geschil ontstaan, dan zult u opgelucht zijn dat alles op papier staat en de feiten duidelijk zijn, wat een snelle oplossing moet vergemakkelijken.

5. Stel een aanvullingsprocedure vast

We hebben hierboven gewezen op het belang van tijdige levering en het vermijden van voorraadonderbrekingen. In dat verband is het ook van cruciaal belang te bespreken hoe uw materialen zullen worden bijgevuld. Handmatig aanvulorders plaatsen is misschien de meest flexibele aanpak, maar het is niet bijzonder efficiënt of praktisch in een sector die zo snel beweegt als de voedings- en drankenindustrie.

Daarom zou u moeten overwegen een automatisch herbestellingsproces op te zetten wanneer uw voorraden een bepaalde drempel bereiken. Vergeet niet de hoeveelheden en volumes voor die nabestellingen regelmatig opnieuw te bekijken, ze af te stemmen op de snelheid waarmee uw reserves opraken en ze naar boven of beneden bij te stellen op basis van veranderingen in de vraag.

6. Onderhoud leveranciersrelaties

Hoewel uw relatie met uw verkopers in de eerste plaats gebaseerd is op de transacties die u verricht, mag u het menselijke element zeker niet verwaarlozen. Immers, als u van plan bent op lange termijn met hen samen te werken, is het veel beter te werken aan een wederzijdse verstandhouding, in plaats van een constante strijd te hebben met degene aan de andere kant van de overeenkomst.

Het is de moeite waard om hier nogmaals te vermelden dat duidelijke en consistente communicatie essentieel zijn om uw interacties aangenaam en doeltreffend te maken. Bepaal een methode en een ritme die voor beide partijen het beste werkt, en onthoud dat dit tweerichtingsverkeer is - wees een prettige zakenpartner, en u zult waarschijnlijk op dezelfde manier worden behandeld.

7. Profiteer van technologie

Deze laatste tip kan uw dagelijkse werkzaamheden in hoge mate stroomlijnen, en heeft alles te maken met het gebruik van de speciaal ontwikkelde softwareoplossingen om doeltreffender met leveranciers samen te werken. Enterprise resource planning (ERP)-systemen zijn de gouden standaard als het gaat om de digitale fundering van moderne voedings- en drankbedrijven, dus we zullen ons hier richten op hun functies en voordelen.

Om te beginnen verbinden deze alles-in-één, multifunctionele platforms al uw gegevens met elkaar, van voorraadniveaus en productieschema's tot kwaliteitsborging en financiën. Beter nog, ze helpen u om de traceerbaarheid in twee richtingen te behouden, wat de naleving van gerelateerde overheidswetgeving en uitstekende voedselveiligheidsprocedures vergemakkelijkt.

Geavanceerde oplossingen zoals onze eigen Aptean Food & Beverage ERP hebben zelfs een speciaal leveranciersportaal waarmee u alle belangrijke informatie over uw leveranciers in één gemakkelijk toegankelijke en intuïtieve interface kunt bijhouden. Onze oplossing kan ook traceerbaarheidsgegevens importeren van uw partners in de toeleveringsketen, zodat u een volledig beeld krijgt van de weg die uw grondstoffen en eindproducten afleggen op weg van de bron naar de eindbestemming.

Bovendien is ons systeem standaard voorzien van robuuste financiële analyses, zodat u snel uw winstmarges kunt berekenen en kunt bepalen of de prijzen die u voor uw ingrediënten betaalt, uw omzetdoelstellingen helpen of juist in de weg staan. U zult ook de bestel- en nabestellingsprocessen via het platform kunnen afhandelen, wat de zaak vereenvoudigt en ervoor zorgt dat u altijd hebt wat u nodig hebt.

Wat Aptean onderscheidt als aanbieder

Als u klaar bent om uw voedingsaankopen te optimaliseren met industriespecifieke ERP-software, zijn er nog meer redenen om Aptean te overwegen als uw leverancier bij uitstek. In de eerste plaats beschikken wij over tientallen jaren gezamenlijke ervaring op dit gebied, met inbegrip van een grondige kennis van de verschillende segmenten en de unieke uitdagingen waarmee ondernemingen die daarin actief zijn, worden geconfronteerd.

Wij bieden ook Aptean Food & Beverage ERP aan op een software-as-a-service (SaaS) model, volledig gehost vanuit de cloud. Door uw systeem op deze manier te implementeren, bespaart u geld op de initiële hardwarekosten en beschikt u over waterdichte beveiliging en 99,9% uptime van het systeem dankzij redundante offsite servers en onze toegewijde IT-teams.

Als u meer wilt weten over Aptean Food & Beverage ERP en hoe het u kan helpen bij uw inkoopprocedures voor voedsel en dranken, neem dan vandaag nog contact met ons op. Wij geven ook graag een gepersonaliseerde demo wanneer het u uitkomt.