AI in ERP: Hoe Aptean de voedings- en drankenindustrie slimmer maakt

De rol van Artificial Intelligence (AI) in bedrijfssoftware groeit razendsnel. Waar ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) jarenlang vooral bekend stonden als de digitale ruggengraat voor administratieve processen, bieden ze vandaag de dag steeds vaker ingebouwde intelligentie om data direct om te zetten in bruikbare inzichten. Voor bedrijven in de voedings- en drankenindustrie kan dat het verschil maken tussen reactief en proactief handelen.

Van automatisering naar intelligentie

Traditioneel bood ERP vooral ondersteuning bij administratie, logistiek en productieplanning. Met de komst van AI verschuift de focus: van het registreren van data naar het begrijpen en voorspellen ervan. AI maakt het mogelijk om grote hoeveelheden bedrijfsinformatie te analyseren, patronen te herkennen en automatisch suggesties of beslissingen voor te bereiden.

Voor IT-managers betekent dit dat ERP-systemen niet langer alleen een transactieplatform zijn, maar een actief instrument voor operationele en strategische sturing. Denk aan het voorspellen van vraag en voorraad, het sneller signaleren van knelpunten of het automatiseren van repetitieve financiële processen.

AI als ingebouwde assistent

Aptean heeft zijn Food & Beverage ERP – gebouwd op Microsoft Dynamics Business Central – verrijkt met AI-functionaliteit. Daarbij wordt gebruikgemaakt van Microsoft Copilot, de AI-assistent die binnen Business Central is ingebouwd.

Volgens Aptean-CEO TVN Reddy draait het vooral om productiviteit en efficiëntie: “De AI-functionaliteit binnen onze ERP-oplossing is ontworpen om administratieve taken aanzienlijk te verminderen, zodat bedrijven zich kunnen richten op innovatie, marktuitbreiding en het opbouwen van een concurrentievoordeel.”

Concreet gaat het om toepassingen zoals:

• Het automatisch opstellen van verkoopregels op basis van klantgeschiedenis.

• Het analyseren van historische data om verkopen beter te voorspellen en voorraden slimmer te beheren.

• Het in kaart brengen van e-documenten, zoals facturen en inkooporders, en deze automatisch matchen.

• Het voorspellen van de kans op late betalingen of toekomstige inkomsten en uitgaven.

• Het verbeteren van financiële afstemmingen door meer transacties automatisch te koppelen aan grootboekrekeningen.

Ook natural language speelt een rol: gebruikers kunnen in hun eigen taal instructies geven voor analyses of informatie opvragen via een AI-bot. Daarmee wordt data niet alleen toegankelijker, maar ook bruikbaarder voor medewerkers zonder diepgaande IT-kennis.

Vooruitkijken met GenAI Query

Naast AI binnen de ERP-omgeving lanceerde Aptean onlangs ook GenAI Query in AppCentral , het eigen AI-platform. Dit is een zogeheten conversational intelligence-tool die gebruikers in staat stelt om in gewone taal vragen te stellen en direct antwoorden te krijgen uit de bedrijfsdata.

Vragen als “Waar zitten mijn fulfilment bottlenecks?” of “Welke producten drukken onze marges?” worden meteen beantwoord, zonder dat er dashboards of complexe rapportages nodig zijn.

Reddy verwoordt het zo: “Het is het verschil tussen staren naar een dashboard en een direct, inzichtelijk gesprek met je bedrijf. Klanten willen niet alleen data, ze willen duidelijke antwoorden die leiden tot betere resultaten.”

De kracht van functionaliteit als GenAI Query zit in de combinatie van realtime inzicht, doordat antwoorden direct uit live ERP-data komen zonder vertraging, de toegankelijkheid waarbij geen programmeerkennis of rapportaanpassingen nodig zijn, en de context omdat antwoorden afgestemd zijn op de rol van de gebruiker en ondersteund worden met enterprise-grade security, inclusief role-based access en audit trails. Hiermee wordt besluitvorming versneld en kan elke medewerker, van productieleider tot financieel manager, werken met actuele en relevante inzichten.

Bredere betekenis

Voor IT-managers in de voedings- en drankenindustrie betekent dit dat AI niet langer een losstaand experiment is, maar een integraal onderdeel van de ERP-omgeving. Dat heeft meerdere gevolgen:

1. Datakwaliteit wordt cruciaal – AI werkt alleen goed met betrouwbare input. Investeren in data governance en integratie is dus essentieel.

2. Veranderende rol van IT – minder tijd kwijt aan het bouwen van rapporten of beheren van systemen, meer focus op begeleiding van businessafdelingen in het slim benutten van AI-functies.

3. Versnelling van besluitvorming – bottlenecks in informatievoorziening verdwijnen, waardoor bedrijven sneller kunnen reageren op marktveranderingen.

4. Toename van self-service BI – medewerkers krijgen zelf de tools in handen om analyses te doen, zonder afhankelijkheid van IT-teams.

Vooruitblik

De voedings- en drankenindustrie staat voor uitdagingen als schommelende grondstofprijzen, veranderende consumentenvoorkeuren en strenge regelgeving. AI-gestuurde ERP-oplossingen zoals die van Aptean kunnen bedrijven helpen om wendbaarder te opereren en sneller beslissingen te nemen.

Door AI in te bouwen in zowel het ERP als het bredere AppCentral-platform, laat Aptean zien dat de volgende stap in enterprise software draait om real-time, contextgedreven en conversatiegestuurde intelligentie. Voor IT-managers ligt er daarmee een duidelijke taak: onderzoeken hoe deze nieuwe mogelijkheden passen binnen hun eigen strategie en hoe AI kan bijdragen aan zowel operationele efficiëntie als toekomstbestendigheid.

Dit blog is gebaseerd op een artikel dat eerder verscheen in het E-zine Supply Chain, gepubliceerd door Computable. Lees het volledige magazine hier: https://computable.nl/e-magazine/editie-07-2025/