Wat er nodig is om volledig klaar te zijn voor een recall in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie

Als de uitdrukking "terugroepen van producten" alleen al een koude rilling over uw rug doet lopen, bent u niet de enige. Professionals uit de voedings- en drankenindustrie over de hele wereld delen uw bezorgdheid en willen de gemiddelde kosten van 10 miljoen dollar die deze dringende incidenten met zich meebrengen, beslist vermijden.

Voedselveiligheidscrises kosten ook veel mensenlevens: de Wereldgezondheidsorganisatie meldt dat elk jaar meer dan 600 miljoen gevallen van door voedsel overgedragen ziekten worden geregistreerd, waarvan 420 000 met de dood tot gevolg. Het behoeft geen betoog dat de bescherming van eindgebruikers tegen dergelijke onfortuinlijke resultaten en het behoud van uw merkreputatie als een naam waarop u kunt vertrouwen, absolute prioriteit moeten krijgen.

Echt, er is geen reden om bang te zijn of je bedreigd te voelen - vooropgesteld dat je operaties volledig recall-klaar zijn, wel te verstaan. Maar wat is er precies nodig om u op deze gebeurtenissen voor te bereiden, en hoe kan een speciaal gebouwde enterprise resource planning (ERP)-oplossing u helpen uw strategie te verbeteren en een betere voedselveiligheid te handhaven in het algemeen?

We zijn hier om je in te lichten, dus laten we beginnen met de basis.

Weet wat nodig is

Het zal u misschien verbazen dat de meeste terugroepacties vrijwillig zijn. Dat is ook logisch als je bedenkt dat het afleggen van verantwoording, openheid en eerlijkheid op het gebied van de gezondheid en veiligheid van de consument van cruciaal belang is voor de merkreputatie - en als je fouten toegeeft en er alles aan doet om risico's uit te sluiten, bespaar je jezelf de ergste boetes en straffen van handhavingsinstanties.

Wat er van een voedings- en drankenbedrijf wordt verlangd dat besluit een product terug te roepen, verschilt van regio tot regio, afhankelijk van de betrokken overheidsinstantie:

• In de VS heeft de Food and Drug Administration (FDA) vrij uitvoerige richtsnoeren gegeven ( ) voor de procedure die bij een terugroeping moet worden gevolgd, met inbegrip van de afbakening van de reikwijdte en de afgifte van zowel een officiële brief om het publiek op de hoogte te brengen als periodieke statusrapporten. De Food Safety Modernization Act van 2011 (FSMA) geeft de FDA wel de bevoegdheid om een terugroeping verplicht te stellen als het bedrijf dat verantwoordelijk is voor een noodsituatie op het gebied van voedselveiligheid niet zelf actie onderneemt.

• In het VK verstrekt het Food Standards Agency (FSA) uitgebreide instructies voor het terugroepen van producten, vanaf het verzamelen van de informatie tot de vernietiging en verwijdering van de getroffen goederen.

• In de EU voorziet de verordening inzake de algemene levensmiddelenwetgeving in vier maatregelen:- de oprichting van het systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders (RASFF), de oprichting van het Permanent Comité voor planten, dieren, levensmiddelen en diervoeders (PAFF-comité), de goedkeuring van noodmaatregelen en, als belangrijkste, algemeen plan voor crisismanagement.

Zoals het gezegde luidt, "kennis is macht." Als u goed weet wat een terugroeping inhoudt en wat er van uw bedrijf wordt verwacht als u in een onfortuinlijke situatie terechtkomt, bent u al een heel eind op weg om u voor te bereiden op een mogelijke terugroeping.

Maak een terugroepplan

De volgende stap om volledig recall-klaar te zijn, is het opstellen van een intern plan om snel en effectief in actie te komen en het proces op een efficiënte, maar grondige manier af te ronden. Deze basisstappen kunnen de basis vormen waarop u uw meer volledige en gepersonaliseerde plan uitbouwt:

1. Stel, voordat zich incidenten voordoen, een speciaal intern recall-team samen met medewerkers uit verschillende functies.

2. Zodra een verontreiniging of een ander probleem in verband met productveiligheid is vastgesteld, activeert u uw team en registreert u alle relevante informatie die beschikbaar is.

3. Evalueer het risiconiveau en de reikwijdte en ernst van het probleem.

4. Verstrek alle nodige mededelingen, in het bijzonder die aan de bevoegde overheidsinstantie voor uw locatie.

5. Hou de betrokken producten onmiddellijk tegen en traceer de besmetting tot bij de bron.

6. Start de terugroepactie en gooi alle teruggetrokken items weg.

7. Vul alle nodige documenten zorgvuldig in en archiveer ze om volledige naleving te garanderen.

Hoewel geen van de bovengenoemde overheidsinstanties een concreet tijdschema voor een terugroeping voorschrijft, zult u ongetwijfeld uw plan zo snel mogelijk willen uitvoeren - zorg er alleen voor dat u daarbij niet de kantjes eraf loopt. Hoe lang het duurt, hangt ook af van hoe snel de bron kan worden geïdentificeerd, hoeveel producten uit de handel moeten worden genomen en hoe ver de getroffen goederen stroomafwaarts zijn gereisd, maar in het geval van de ernstigste incidenten - die in de VS als "klasse 1" worden beschouwd - is tijd van het allergrootste belang.

Geef voorrang aan goede opleiding

Een goed opgeleid en ijverig team van vakmensen is een van de best mogelijke voorzorgsmaatregelen tegen noodsituaties op het gebied van voedselveiligheid en terugroepingen. Ze moeten goed op de hoogte zijn van de juiste procedures, waaronder hygiëneprocessen, allergenenbeheer, gebruik van veiligheidsuitrusting zoals handschoenen en maskers, documentatie van incidenten en de gespecialiseerde interne processen van uw bedrijf.

Hou er ook rekening mee dat wanneer de omstandigheden veranderen - nieuwe producten worden in uw gamma opgenomen, apparatuur wordt vervangen of nieuwe systemen worden geïmplementeerd - er bijkomende opleiding moet worden voorzien. Iedereen moet op de hoogte zijn om de kans te verkleinen dat u een terugroepactie moet ondernemen, en een goede instructie mag nooit overboord worden gegooid omwille van het gemak.

Het is ook een slimme zet om uw recall-plan te oefenen en regelmatig interne voedselveiligheidsaudits uit te voeren zodat uw personeel weet hoe het in actie moet komen en een probleem moet onderzoeken. Inzicht verwerven in de uitdagingen en hoe het voelt om op het moment zelfverzekerd en alert te handelen, zal hen goed van pas komen als zich een echte noodsituatie voordoet.

Profiteer van technologie

De invoering van een ERP-oplossing die speciaal is ontworpen voor bedrijven in de voedings- en drankensector is een andere uiterst belangrijke stap in de optimalisering van uw aanpak van voedselveiligheid en de maximalisering van de bereidheid tot terugroepen. Dat komt omdat deze multifunctionele platforms voor alle bedrijfsgebieden vol zitten met functies waarmee u volledig bent toegerust voor uw taken.

Zo zijn er bijvoorbeeld de specifieke traceerbaarheidstools die moderne systemen bieden, waardoor het veel eenvoudiger wordt om grondstoffen en afgewerkte producten in alle richtingen te volgen. Door alle ingrediënten- en productgegevens op elk punt in de toeleveringsketen vast te leggen, zowel buiten als binnen uw vestigingen, hebt u zicht op en onmiddellijk toegang tot een digitaal verslag van het traject dat elke partij of elk afzonderlijk artikel aflegt.

ERP's kunnen ook worden gebruikt om regelmatig waarschuwingen in te voeren die ervoor zorgen dat alle noodzakelijke veiligheids- en hygiënecontroles telkens weer worden uitgevoerd, wat een verstandige zet is als je bedenkt hoe druk levensmiddelenfabrieken kunnen zijn tijdens de normale dagelijkse activiteiten, laat staan bij grote productieseries. Vele bieden ook functies voor allergenenbeheer, waaronder de identificatie van ingrediënten met een hoger risico in uw recepten.

Echt geavanceerde oplossingen, zoals onze eigen Aptean Food & Beverage ERP, kunnen zelfs delen van het recall-proces automatiseren, met inbegrip van een snelle tracering tot aan de bron van eventuele besmettingen en het uitbrengen van de nodige mededelingen aan de getroffen partijen. Daardoor kan uw hooggekwalificeerde personeel zich concentreren op andere kritieke stappen, zoals het organiseren van de terugtrekking en het naar behoren documenteren van het incident.

Vertrouw op Aptean voor de software om uw recall-paraatheid te verbeteren

We hebben een aantal van de belangrijkste informatie en beste praktijken voor voedsel en drank product recalls, evenals hoe ERP-oplossingen geven uw activiteiten een aantal belangrijke voordelen moet uw bedrijf geconfronteerd met een van deze ongelukkige incidenten. Hopelijk, dat heeft je klaar en enthousiast om dit advies in de praktijk brengen, maar we erkennen dat je misschien nog wat vragen, vooral als ERP-technologie is nieuw voor je.

Als u online zoeken naar de ERP-opties beschikbaar op de markt te vinden, zult u worden overspoeld met keuzes, met de meeste-zo niet alle beweren te kunnen om uw problemen op te lossen en zorgen voor goede resultaten. Natuurlijk weet u dat dit te mooi is om waar te zijn, maar het kan toch moeilijk zijn om te bepalen wat een superieur systeem onderscheidt van de rest.

Het belangrijkste kenmerk van een goed ERP-systeem is dat het speciaal is gebouwd voor voedsel en drank bedrijven met behulp van real-world ervaring en diepgaande expertise met de industrie. Bij Aptean zijn we er trots op dat we tientallen jaren collectieve kennis in huis hebben, en ons team heeft een track record in het implementeren van ons geavanceerde aanbod voor bedrijven zoals dat van u over de hele wereld.

Wij bieden ook flexibele cloud-implementaties die u helpen wendbaar te blijven en klaar te staan om snel te reageren als zich binnen uw organisatie een noodsituatie op het gebied van voedselveiligheid voordoet. Ze worden ondersteund door toegewijde cloud-IT-teams die uitstekende ondersteuning bieden, evenals redundante offsite servers voor 99,9% uptime en superieure cyberbeveiliging.

Bent u er klaar voor om meer te horen over Aptean Food & Beverage ERP en hoe het uw voedings- en drankenbedrijf kan helpen om echt klaar te zijn voor recall? Neem vandaag nog contact met ons op of maak een afspraak voor een persoonlijke demo.

Be Prepared Before the Recall Hits

A reliable food product recall procedure doesn’t start the day something goes wrong. It starts much earlier—with groundwork that ensures your teams are trained, your systems are ready, and your response is compliant and fast. Because when a recall hits, the last thing you want is to be caught scrambling. Here's what you need to have in place before the pressure’s on.

Know the Legal and Regulatory Requirements

Before you can build a sound food recall process, you need to understand exactly what’s required of your organization and which bodies are involved.

• In the U.S., the Food and Drug Administration (FDA) has fairly extensive guidance on the food recall procedure, including identification of its depth and issuance of both an official letter to notify the public and periodic status reports. Of note, the Food Safety Modernization Act of 2011 (FSMA) does give the FDA authority to make a recall mandatory if the company responsible for a food safety emergency does not take action on its own. The U.S. Department of Agriculture’s Food Safety and Inspection Service (FSIS) handles recalls for meat, poultry and processed egg products. It follows FDA rules but has additional requirements.

• In Canada, the Canadian Food Inspection Agency (CFIA) oversees food product recalls. While some are conducted voluntarily, the Minister of Health can order a recall if the company refuses to act, and all food businesses are required by law to have a documented recall procedure.

• In the UK, the Food Standards Agency (FSA) provides comprehensive instructions for the recall procedure in the food industry, from initial investigation and risk assessment to notifying stakeholders and disposing of the affected products. Their step-by-step guidance helps ensure businesses meet their legal obligations and protect public health.

• In the EU, the General Food Law Regulation provides four measures—the establishment of the Rapid Alert System for Food and Feed (RASFF); the creation of the Standing Committee on Plants, Animals, Food and Feed (PAFF Committee); adoption of emergency measures; and, most importantly, a general plan for crisis management.

If you fall short of food traceability regulations, the cost isn’t just financial—it can be legal and reputational. Non-compliance could trigger enforcement actions like hefty fines, product seizures, license revocation or facility suspension, alongside a loss of consumer trust that’s difficult to win back. You don’t want your organization making headlines for all the wrong reasons.

As the saying goes, “knowledge is power.” So use checklists or digital dashboards to stay aligned with regulatory shifts and make compliance a non-negotiable part of your food safety strategy and food recall process.

Train Your Teams Before the Worst Happens

A well-trained and diligent team of professionals is one of the best possible safeguards against food safety emergencies in the food industry. They need to be well-educated on proper procedures, including sanitation processes, allergen management, use of safety gear, and documentation of incidents and your business’s specialized internal processes.

Keep in mind, too, that as circumstances change—novel products are introduced to your line up, equipment is replaced or new systems are implemented—additional training should be provided. Everyone must be up to speed in order to minimize the chances that you’ll need to issue a recall, and good instructions should never be foregone for the sake of convenience.

It’s also a smart move to practice recall procedure in the food industry and conduct regular internal food safety audits so that your staff are aware of what it’s like to jump into action and investigate an issue. Gaining an understanding of the challenges involved and how it feels to act with confidence and agility in the moment will serve them well should a real emergency occur.

Use Technology To Strengthen Traceability and Speed

Putting in place the right food traceability software is another critically important step in optimizing your approach to food safety and maximizing recall readiness. That’s because cross-functional, digital platforms like specialized food enterprise resource planning (ERP) systems are packed with features that will have you fully equipped for the tasks at hand. 

For example, modern food ERP systems are equipped with features that make maintaining complete bi-directional tracking of raw materials and finished goods a much simpler matter. By logging all ingredient and product data at each point in the supply chain—both outside and inside your facilities—you’ll have visibility and immediate access to a digital record of the path each lot and individual item takes. 

An efficient food safety and traceability system deploys regular alerts to ensure all safety and sanitation checks occur reliably—crucial in busy food factories with high-volume production runs—and supports allergen management by flagging high-risk ingredients in recipes.  

Build a Food Recall Procedure You Can Count On

Once your foundation is in place—regulatory knowledge, team training and the right technology—you’re ready to build the core of your food product recall procedure. This is your go-to plan when something goes wrong. It needs to be detailed, documented and practiced. And most importantly, it should leave zero room for delay or confusion when every second matters.

A strong recall procedure in the food industry plan includes clear step-by-step actions for identifying the problem, assessing risk, notifying stakeholders and removing the affected product from the market. But that’s just the beginning. Here’s what your food recall process should include—and how each step supports a fast, compliant response.

1. Appoint a Recall Coordinator and Team 

Start by forming a recall team with key personnel from departments like quality, operations, legal, product development and communications. Select team members who know your products well, can handle pressure and work well with others. Clearly outline each person’s role and set up a reporting structure so everyone knows who to contact during a recall.

Then, choose a recall coordinator to lead the team. This person should have the authority to make quick decisions and a solid understanding of your supply chain, safety regulations and products. It's best to look for someone experienced with outstanding leadership, strong communication and crisis management skills. They’ll manage the food recall process and act as the main point of contact with company leadership.

To keep things running smoothly, assign backups for each role and maintain a contact list with up-to-date phone numbers and emails. When a recall happens, clear roles and fast communication help you act quickly and effectively according to your food recall procedure.

2. Develop a Detailed Recall Plan Document 

Your recall plan should clearly outline what triggers the process, how to respond and who’s responsible at every step—from internal escalation and communication protocols to consumer notification procedures and regulatory reporting timelines. In the U.S., use a simple decision tree to help classify the recall type—Class I (serious health risk), Class II (temporary risk) or Class III (non-health-related). In the UK and EU, recalls are flagged by regulatory authorities with urgency and risk levels.

Next, prepare pre-drafted recall notice templates that feature product images, lot numbers, UPCs and instructions for consumers. You can store this information with your food recall procedure in your ERP system alongside data on suppliers, production batches and customer records in one place—so your team can act quickly. This saves time and ensures consistency during the food recall procedure.

It's better to include details on communication channels—such as email, phone, press releases, social media—and including multilingual options for global operations. Keep the plan easily accessible, both digital and in print, with version control. Review and update it annually, or whenever your product lines, suppliers or regulatory environment changes.

3. Track Product Distribution in Detail

If you can't track where your products went, you can't recall them efficiently. That’s why a cornerstone of any effective recall procedure in the food industry is a robust distribution tracking system. Your records should include batch or lot numbers, shipping dates, delivery locations and quantities. 

Ideally, fully integrated ERP and transportation solutions provide you end-to-end visibility, from raw materials and inventory to retail shelves and foodservice outlets, so you can easily track shipment history to trace exactly where each batch was sent and who received it. That level of detail helps you act fast, notifying only the affected parties and minimizing disruption of unaffected customers or products. 

Make sure your tracking system also captures information from third-party logistics partners, co-packers and distributors. These links in the chain are often overlooked—but if you’re missing data from a specific node, your food recall process may spiral. Accuracy here can be the difference between a targeted withdrawal or a public nightmare, and a well-executed food product recall procedure prevents that. 

 4. Identify Affected Products Quickly

Before you can remove product, you need to know exactly what’s at risk. That means pinpointing affected lots, ingredients and even co-manufacturers using detailed records and tech-enabled traceability tools.

Use backward and forward traceability to connect raw ingredients with finished goods and end customers. This visibility is essential not just for pulling product, but for understanding exposure—and answering regulators when they ask, "What went wrong?".

Don’t rely on memory or spreadsheets. Your traceability system should allow your recall coordinator to isolate affected inventory with a few clicks. With features like lot and batch traceability, a great ERP system enables the identification of the scope of contamination and a rapid response. The more precise your food product recall procedure, the fewer products you waste and the faster you restore business continuity.

5. Execute Product Removal and Disposal

Once you’ve identified the impacted products, you need to act fast to get them off shelves, out of warehouses and away from consumers. That requires detailed instructions for logistics, removal and safe disposal.

Your plan should include recall initiation letters for downstream partners, a process for product returns and clear protocols for documenting and verifying product destruction. Build in checkpoints to ensure every unit is accounted for. And, if you already have a food ERP in place, this can help you coordinate product withdrawal by integrating logistics, inventory and partner data—ensuring faster execution and real-time visibility into the status of removals.

It’s also important to work with third-party logistics providers ahead of time. Understand their recall readiness and rehearse coordinated removal procedures. In other words, don’t assume your partners will know what to do unless you’ve already shown them.

6. Notify Customers, Partners and Regulators

You’re required to inform your local regulatory authority about any recall that impacts consumer health—but that’s only one piece of the puzzle. Customers, supply chain partners and even internal stakeholders need fast, clear communication.

Now is the time for you to customize your pre-written recall notice templates. Make sure they’re ready to send and include all the necessary details: affected product info, what actions recipients should take and who to contact for follow-up questions. If regulators have specific forms or portals (like the FDA's safety reporting portal or the FSA's online notification tools), ensure your team knows how to use them. For instance, FSA guidance strictly emphasizes the importance of acting swiftly to report food incidents and withdrawing the unsafe product from the market.

With centralized contact data, your food and beverage ERP system can help you send alerts across your network, enabling you to quickly reach the right people with accurate, consistent messaging. Don't delay communication until you "know everything"—act with an abundance of caution. Notify early with the facts you have and issue updates as needed. Transparency shows you're in control and committed to food safety—a message every stakeholder wants to hear in a well-handled food recall procedure.

7. Isolate the Source and Conduct Root Cause Analysis 

Once the immediate threat is contained, it’s time to investigate the cause. Your traceability tools should help you not only identify where the product went but also why and where the issue originated—whether it was a supplier defect, production error, packaging oversight or something else entirely.

Map the path of the product backward through your supply chain to isolate the root cause. Was it a specific ingredient? A machine failure? A mislabeled batch? Document every step and decision so you're ready if regulators ask for a timeline.

Use this analysis to support corrective and preventive actions. That could include supplier reviews, process changes or updated training protocols. A food industry recall procedure isn’t truly complete until you've closed the loop on the cause and reduced or eliminated the chance of it happening again.

8. Document and Review the Process

Now the dust has settled, step back and evaluate your response. Start by documenting every action taken—from the first alert to the final product disposal. This includes communications, traceability reports, meeting minutes and regulator correspondence. Then hold a debrief to evaluate your response. What went smoothly? Where were the bottlenecks? Honest feedback from all departments can reveal valuable insights to strengthen your process.

But don’t stop there—schedule unannounced mock recalls. Remember, these aren’t just checkbox exercises; they’re your chance to test real-world readiness. Use them to identify communication gaps, record-keeping issues or confusion regarding roles. Document what worked, what didn’t and how you’ll improve next time.

The most effective recall plans aren’t just written—they’re practiced. Make mock recall training a regular calendar item and treat simulations with the seriousness of a real event. When everyone knows their role by heart, your team can move faster, avoid costly errors and give regulators and customers confidence that you’re fully in control.

Trust Aptean To Power Your Food Recall Procedure With Precision 

By now, you’ve seen how a proactive, step-by-step approach makes all the difference when it comes to recall readiness. From understanding regulatory requirements and training your employees to establishing communication procedures and assembling the right team—each step strengthens your ability to act fast and protect your brand when every second matters.

But having a plan is one thing. Having the right technology to carry it out? That’s where Aptean gives you the edge.

Aptean Food & Beverage ERP is built specifically for food and beverage companies—no generic workarounds, no clunky add-ons. Just purpose-built tools that help you maintain total visibility from raw ingredients to final product, all while staying compliant with evolving global regulations. With built-in lot traceability, allergen tracking and recall automation, you’re equipped to contain issues quickly and keep stakeholders informed.

For example, our specialized food ERP expedites the process of isolating the source of contaminations and issuance of necessary communications to affected parties. That lets your highly qualified personnel concentrate on other critical steps like organizing withdrawal efforts and properly documenting the incident.

Our cloud-based platform also gives you real-time access to mission-critical data anytime, anywhere—supporting faster decisions, tighter collaboration and greater operational resilience. And because we’re cloud-first and building artificial intelligence (AI) into everything we do, you can also tap into sophisticated forecasting, predictive insights and continuous optimization across your supply chain.

In short, we don’t just help you respond to recalls—we help you stay ahead of them.

Want to see it all in action? Take a self-guided product tour or request a personalized demo of Aptean Food & Beverage ERP today.